7 GRUNDERNA FÖR KONFERENS- & HUDDLE ROOM AV I EN FJÄRN VÄRLD

#1 Lätt att använda

Vi känner alla till den obekväma upplevelsen av att ha möten försenade på grund av svårigheterna som presentatörer har med tekniken. Som sådan är användarvänlighet avgörande för alla konferenssystem, vilket säkerställer att möten startar i tid och fungerar så sömlöst som möjligt för alla. Ett idealiskt system bör inte kräva avancerade tekniska färdigheter för att fungera, och det bör ha ett intuitivt gränssnitt och enkla kontroller som även de minst tekniskt kunniga individer kan navigera.

#2 Designad för distansering

Armbåge-till-armbåge sittarrangemang står i konflikt med dagens bästa praxis på arbetsplatsen. Som sådan måste AV-tekniken för ditt konferensrum eller huddle room utformas på ett sätt som gör att fysiskt närvarande deltagare tydligt kan ses och höras av virtuella deltagare. Kameror bör erbjuda ett brett synfält, och ljudkomponenter bör innehålla flera mikrofoner för att säkerställa tillräcklig täckning.

På tal om ljud, fler tillverkare erbjuder nu takmikrofoner, som kan vara mest effektiva för optimal och jämn ljudupptagning. Faktum är att de flesta huddle-rum bara behöver en takmikrofon, placerad över mitten av skrivbordet. Större konferensrum kan behöva flera takmikrofoner, beroende på rummets storlek.

Dessutom är skärmstorlek och kvantitet också viktiga faktorer, i förhållande till storleken på mötesrummet. Skärmarna bör vara tillräckligt stora för alla deltagare att se, men inte så stora att de blir en ansträngning att se. Dubbla skärmar kan också vara idealiska, vilket gör att presentatörer kan visa flera skärmar samtidigt när det behövs. Trådlös anslutning är också en viktig funktion, som ytterligare stödjer behovet av avstånd mellan teammedlemmarna och begränsar uppkomsten av röriga ledningar och kablar. Se till att diskutera dessa faktorer med alla AV-leverantörer för konferenser du funderar på.

#3 Flexibel samarbetsfunktion

Se till att systemet du väljer är utrustat med mjukvara för molnsamarbete som möjliggör robust lagarbete mellan deltagare på plats och på distans. Alla deltagare ska enkelt kunna ansluta till plattformen och dela innehåll från vilken enhet som helst.

Dessutom måste ditt system integreras sömlöst med dagens mest populära konferensplattformar, som Google Meet, WebEx, Zoom och MS Teams, för att nämna några. Om du ansluter till någon annans samtal och de använder en annan plattform, vill du vara säker på att ditt system enkelt kan integreras.

#4 Kommersiell kvalitet är ett måste

Även om prisnivån på system av konsumentklass kan vara tilltalande, är deras funktionalitet, kvalitet och tillförlitlighet inte lämpliga för företagens behov. Skärm- och högtalarutgång, ekodämpning och tillräcklig ljudmixning är vanliga egenskaper hos system av kommersiell kvalitet, men inte för konsumentmodeller.

Dessutom är det viktigt att komma ihåg att den enkla designen av konsumentsystem inte alltid är lika med användarvänlighet. Slutligen, konsumentklassade system kommer inte med de robusta garantier som du får med ett företagssystem, och de erbjuder i allmänhet inte responsiv support (mer om support i #7). Se till att du får ut det mesta värdet för din investering och använder ett system av kommersiell kvalitet.

#5 Säkert

AV-system för samtalsrum och konferensrum är beroende av anslutning till ditt nätverk, så de bör enkelt integreras med din befintliga säkerhetsinfrastruktur. Robust skydd mot internt och externt intrång är obligatoriskt för alla system du funderar på.

#6 Erfaren design och installation

Installation kan verka som en självklarhet, men anta inte att leverantören du väljer kan designa och installera ditt system. Det är bäst att arbeta med en erfaren leverantör som korrekt kan installera systemet de har designat och sålt – och de kan göra det på rätt sätt första gången.

När du överväger en leverantör, fråga dem hur många liknande system de designar och installerar på årsbasis. Leverantörens erfarenhet är en viktig värdefaktor som inte bör förbises.

#7 Responsiv support

På samma sätt är lyhörd support också viktigt, och det är inte givet för alla leverantörer. Din leverantör bör erbjuda fjärrfelsökningsresurser och flexibla supporttider i händelse av att felsökningen inte löser problemet.

En kvalificerad leverantör kommer att ställa de rätta frågorna för att få en förståelse för dina prestandabehov, utrymmeskrav och vision om ett idealiskt AV-system för konferensrum. Men genom att börja konversationen med att diskutera de sju grunderna som tas upp i den här artikeln säkerställer du att du hittar den perfekta installationen. Kontakta oss idag för mer information eller frågor om AV-system för kommersiella konferenser och huddle room.