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7 GRUNDLAGEN DER KONFERENZ- UND HUDDLE-RAUM-AV IN EINER GLOBALEN ARBEITSWELT

In einer Welt, in der der Trend zur sozialen Distanzierung und zur Abkehr von großen Versammlungen geht, werden Konferenz- und Besprechungsräume für den betrieblichen Erfolg immer wichtiger. Unternehmen reduzieren die Anzahl der Mitarbeiter, die in einem zentralen Büro arbeiten, und entscheiden sich jetzt für mehr Audio- und Videokonferenzen zwischen den Mitarbeitern im Büro und den Teammitgliedern, Kunden und Interessenten an anderen Standorten.

Glücklicherweise haben die jüngsten Fortschritte in der Konferenzraum-AV- und Huddle-Room-Technologie es der globalen Belegschaft ermöglicht, eng zusammenzuarbeiten und in einer entfernten Umgebung erfolgreich zu sein. Allerdings sind wir heute mehr denn je von diesen Werkzeugen abhängig, und eine solide AV-Strategie und ein solides Design für Konferenzen sind ein Muss. In diesem Artikel erfahren Sie die sieben Grundlagen, die jedes AV-System für Konferenzräume braucht, damit Ihr Team erfolgreich ist.

#1 Einfach zu bedienen

Wir alle kennen die unangenehme Erfahrung, dass sich Sitzungen verzögern, weil die Vortragenden Schwierigkeiten mit der Technik haben. Daher ist die Benutzerfreundlichkeit eines jeden Konferenzsystems von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass die Sitzungen pünktlich beginnen und für alle Beteiligten so reibungslos wie möglich verlaufen. Ein ideales System sollte keine fortgeschrittenen technischen Kenntnisse erfordern, um es zu bedienen, und es sollte über eine intuitive Schnittstelle und einfache Bedienelemente verfügen, die auch von technisch weniger versierten Personen bedient werden können.

#2 Entwickelt für die Distanzierung

Sitzgelegenheiten mit Ellenbogen stehen im Widerspruch zu den heutigen Best Practices am Arbeitsplatz. Daher muss die AV-Technologie Ihres Konferenzraums oder Huddle Rooms so konzipiert sein, dass die physisch anwesenden Teilnehmer von den virtuellen Teilnehmern deutlich gesehen und gehört werden können. Die Kameras sollten ein weites Sichtfeld bieten, und die Audiokomponenten sollten mehrere Mikrofone umfassen, um eine ausreichende Abdeckung zu gewährleisten.

Apropos Audio: Immer mehr Hersteller bieten jetzt Deckenmikrofone an, die für eine optimale und gleichmäßige Tonaufnahme sehr effektiv sein können. In den meisten Besprechungsräumen reicht ein Deckenmikrofon aus, das in der Mitte des Tisches angebracht wird. In größeren Konferenzräumen werden je nach Größe des Raums möglicherweise mehrere Deckenmikrofone benötigt.

Darüber hinaus sind die Größe und Anzahl der Bildschirme im Verhältnis zur Größe des Sitzungssaals ebenfalls wichtig. Die Bildschirme sollten so groß sein, dass sie von allen Teilnehmern gesehen werden können, aber nicht so groß, dass es anstrengend wird, sie zu sehen. Ideal sind auch doppelte Bildschirme, auf denen die Vortragenden bei Bedarf mehrere Bildschirme gleichzeitig anzeigen können. Drahtlose Verbindungen sind ebenfalls ein wesentliches Merkmal, da sie den Abstand zwischen den Teammitgliedern vergrößern und das Auftauchen unordentlicher Drähte und Kabel einschränken. Besprechen Sie diese Faktoren unbedingt mit allen AV-Anbietern für Konferenzen, die Sie in Betracht ziehen.

#3 Flexible Zusammenarbeitsfunktionalität

Achten Sie darauf, dass das von Ihnen gewählte System mit einer Cloud-Collaboration-Software ausgestattet ist, die eine robuste Teamarbeit zwischen Teilnehmern vor Ort und aus der Ferne ermöglicht. Alle Teilnehmer sollten in der Lage sein, sich problemlos mit der Plattform zu verbinden und Inhalte von jedem Gerät aus zu teilen.

Außerdem muss sich Ihr System nahtlos in die gängigsten Konferenzplattformen wie Google Meet, WebEx, Zoom und MS Teams integrieren lassen, um nur einige zu nennen. Wenn Sie sich mit dem Anruf eines anderen Unternehmens verbinden und dieses eine andere Plattform verwendet, müssen Sie sicher sein, dass Ihr System problemlos integriert werden kann.

#4 Commercial-grade ist ein Muss

Obwohl der Preis von Consumer-Systemen verlockend sein kann, sind ihre Funktionalität, Qualität und Zuverlässigkeit nicht für die Anforderungen von Unternehmen geeignet. Bildschirm- und Lautsprecherausgang, Echounterdrückung und ausreichende Audiomischung sind übliche Merkmale kommerzieller Systeme, aber nicht bei Verbrauchermodellen.

Außerdem darf man nicht vergessen, dass das einfache Design von Verbrauchersystemen nicht immer gleichbedeutend mit Benutzerfreundlichkeit ist. Und schließlich bieten Systeme für Endverbraucher nicht die robusten Garantien, die Sie bei einem Unternehmenssystem erhalten, und sie bieten im Allgemeinen keinen reaktionsschnellen Support (mehr zum Support unter Punkt 7). Stellen Sie sicher, dass Sie den größtmöglichen Nutzen für Ihre Investition erhalten, und entscheiden Sie sich für ein System für den gewerblichen Einsatz.

#5 Sicher

AV-Systeme für Huddle-Räume und Konferenzräume sind auf eine Verbindung zu Ihrem Netzwerk angewiesen und sollten sich daher problemlos in Ihre bestehende Sicherheitsinfrastruktur integrieren lassen. Ein solider Schutz vor internem und externem Eindringen ist für jedes System, das Sie in Betracht ziehen, unerlässlich.

#6 Erfahrenes Design & Installation

Die Installation scheint eine Selbstverständlichkeit zu sein, aber gehen Sie nicht davon aus, dass der von Ihnen gewählte Anbieter Ihr System planen und installieren kann. Es ist am besten, mit einem erfahrenen Anbieter zusammenzuarbeiten, der das von ihm entworfene und verkaufte System korrekt installieren kann – und zwar gleich beim ersten Mal.

Wenn Sie einen Anbieter in Betracht ziehen, fragen Sie ihn, wie viele ähnliche Systeme er pro Jahr entwickelt und installiert. Die Erfahrung des Anbieters ist ein wichtiger Wertfaktor, der nicht außer Acht gelassen werden sollte.

#Nr. 7 Reaktionsfähige Unterstützung

Ebenso wichtig ist ein reaktionsschneller Support, und der ist nicht bei jedem Anbieter selbstverständlich. Ihr Anbieter sollte Ressourcen für die Remote-Fehlerbehebung und flexible Supportzeiten anbieten, falls die Fehlerbehebung das Problem nicht lösen kann.

Ein qualifizierter Anbieter wird die richtigen Fragen stellen, um Ihre Leistungsanforderungen, Ihren Platzbedarf und Ihre Vorstellungen von einem idealen AV-System für Konferenzräume zu verstehen. Wenn Sie jedoch zu Beginn des Gesprächs die sieben in diesem Artikel behandelten Grundlagen erörtern, können Sie sicherstellen, dass Sie die perfekte Einrichtung finden. Wenn Sie weitere Informationen wünschen oder Fragen zu AV-Systemen für Konferenz- und Besprechungsräume haben, kontaktieren Sie uns noch heute.

 

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