7 FONDAMENTI DELL’AV PER CONFERENZE E HUDDLE ROOM IN UN MONDO REMOTO

#1 Facile da usare

Tutti conosciamo la scomoda esperienza di avere riunioni ritardate a causa delle difficoltà dei presentatori con la tecnologia. Come tale, la facilità d’uso è essenziale per qualsiasi sistema di conferenza, assicurando che le riunioni inizino in tempo e funzionino il più possibile senza problemi per tutti. Un sistema ideale non dovrebbe richiedere competenze tecniche avanzate per funzionare, e dovrebbe avere un’interfaccia intuitiva e controlli semplici che anche gli individui meno esperti di tecnologia possono navigare.

#2 Progettato per distanziare

La disposizione dei posti a sedere gomito a gomito è in conflitto con le migliori pratiche di oggi sul posto di lavoro. Come tale, la tecnologia AV della vostra sala conferenze o huddle room deve essere progettata in modo da permettere ai partecipanti fisicamente presenti di essere chiaramente visti e sentiti dai partecipanti virtuali. Le telecamere dovrebbero offrire un ampio campo visivo e i componenti audio dovrebbero includere più microfoni per garantire una copertura sufficiente.

Parlando di audio, sempre più produttori offrono microfoni a soffitto, che possono essere molto efficaci per una captazione ottimale e uniforme del suono. Infatti, la maggior parte delle huddle room ha bisogno di un solo microfono a soffitto, posizionato sopra il centro della scrivania. Le sale conferenze più grandi possono avere bisogno di più microfoni a soffitto, a seconda delle dimensioni della stanza.

Inoltre, la dimensione e la quantità dello schermo sono anche considerazioni importanti, relative alle dimensioni della sala riunioni. Gli schermi dovrebbero essere abbastanza grandi da permettere a tutti i partecipanti di vedere, ma non così grandi da diventare una fatica da vedere. Anche i doppi display possono essere ideali, permettendo ai presentatori di mostrare più schermi contemporaneamente quando necessario. La connettività wireless è anche una caratteristica essenziale, sostenendo ulteriormente la necessità di distanza tra i membri del team e limitando l’aspetto di fili e cavi disordinati. Assicuratevi di discutere questi fattori con qualsiasi fornitore AV di conferenze che state considerando.

#3 Funzione di collaborazione flessibile

Assicuratevi che il sistema che scegliete sia dotato di un software di cloud-collaboration che permetta un robusto lavoro di squadra tra partecipanti in loco e remoti. Tutti i partecipanti dovrebbero essere in grado di connettersi facilmente alla piattaforma e condividere contenuti da qualsiasi dispositivo.

Inoltre, il vostro sistema deve integrarsi perfettamente con le piattaforme di conferenza più popolari di oggi, come Google Meet, WebEx, Zoom e MS Teams, per nominarne alcune. Se ti stai collegando alla chiamata di qualcun altro e loro stanno usando una piattaforma diversa, vuoi essere sicuro che il tuo sistema possa integrarsi facilmente.

#4 Commercial-grade è un must

Anche se il prezzo dei sistemi di livello consumer può essere attraente, la loro funzionalità, qualità e affidabilità non sono adatte alle esigenze aziendali. L’uscita dello schermo e degli altoparlanti, la cancellazione dell’eco e una sufficiente miscelazione dell’audio sono caratteristiche comuni ai sistemi di livello commerciale, ma non ai modelli di consumo.

Inoltre, è importante ricordare che il design semplice dei sistemi di consumo non equivale sempre alla facilità d’uso. Infine, i sistemi di livello consumer non sono dotati delle solide garanzie che si ricevono con un sistema aziendale, e generalmente non offrono un supporto reattivo (maggiori informazioni sul supporto in #7). Assicuratevi di ottenere il massimo valore per il vostro investimento e scegliete un sistema di livello commerciale.

#5 Secure

I sistemi AV per huddle room e sale conferenze si basano sulla connettività alla tua rete, quindi dovrebbero integrarsi facilmente con la tua infrastruttura di sicurezza esistente. Una solida protezione contro le intrusioni interne ed esterne è obbligatoria per qualsiasi sistema che state considerando.

#6 Progettazione e installazione con esperienza

L’installazione può sembrare scontata, ma non date per scontato che il fornitore che scegliete possa progettare e installare il vostro sistema. È meglio lavorare con un fornitore esperto che può installare correttamente il sistema che ha progettato e venduto – e può farlo nel modo giusto la prima volta.

Quando considerate un fornitore, chiedete loro quanti sistemi simili progettano e installano su base annuale. L’esperienza del fornitore è un importante fattore di valore che non dovrebbe essere trascurato.

#7 Supporto reattivo

Allo stesso modo, un supporto reattivo è anche essenziale, e non è scontato con ogni fornitore. Il vostro fornitore dovrebbe offrire risorse per la risoluzione dei problemi in remoto e orari di supporto flessibili nel caso in cui la risoluzione dei problemi non risolva il problema.

Un fornitore qualificato porrà le domande giuste per comprendere le vostre esigenze di performance, i requisiti di spazio e la visione di un sistema AV ideale per la sala conferenze. Tuttavia, iniziare la conversazione discutendo i sette fondamenti trattati in questo articolo vi assicurerà di trovare la configurazione perfetta. Per ulteriori informazioni o domande sui sistemi AV per conferenze e sale riunioni di livello commerciale, contattaci oggi stesso.