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7 PRINCIPES FONDAMENTAUX DE LA COMMUNICATION AUDIOVISUELLE DANS LES SALLES DE CONFÉRENCE ET DE RÉUNION DANS UN MONDE DISTANT

Alors que nous évoluons dans un monde qui tend vers la distanciation sociale et l’éloignement des grands rassemblements, les salles de conférence et de réunion deviennent encore plus importantes pour la réussite opérationnelle. Les organisations réduisent le nombre de personnes travaillant dans un bureau centralisé et optent désormais pour davantage d’audioconférences et de vidéoconférences entre les personnes présentes dans le bureau et les membres de l’équipe à distance, les clients et les prospects.

Heureusement, les récentes avancées en matière de technologie des salles de conférence audiovisuelles et des salles de réunion ont permis à la main-d’œuvre internationale de collaborer étroitement et de réussir dans un environnement distant. Cependant, nous sommes aujourd’hui plus dépendants de ces outils que jamais auparavant, et une stratégie et une conception audiovisuelles solides pour les conférences sont indispensables. Dans cet article, vous découvrirez les sept éléments fondamentaux dont tout système audiovisuel de salle de conférence a besoin pour assurer le succès de votre équipe.

#1 Facile à utiliser

Nous connaissons tous l’expérience désagréable de voir des réunions retardées à cause des difficultés que rencontrent les présentateurs avec la technologie. En tant que telle, la facilité d’utilisation est essentielle pour tout système de conférence, garantissant que les réunions commencent à l’heure et se déroulent de la manière la plus transparente possible pour tous. Un système idéal ne devrait pas nécessiter de compétences techniques avancées pour fonctionner, et il devrait avoir une interface intuitive et des commandes simples que même les personnes les moins férues de technologie peuvent utiliser.

#2 Conçu pour la distanciation

La disposition des sièges coude à coude est contraire aux meilleures pratiques actuelles sur le lieu de travail. Ainsi, la technologie audiovisuelle de votre salle de conférence ou de votre salle de réunion doit être conçue de manière à permettre aux participants physiquement présents d’être clairement vus et entendus par les participants virtuels. Les caméras doivent offrir un large champ de vision, et les composants audio doivent comprendre plusieurs micros pour assurer une couverture suffisante.

En parlant d’audio, de plus en plus de fabricants proposent désormais des micros de plafond, qui peuvent être très efficaces pour une prise de son optimale et régulière. En fait, la plupart des salles de réunion ne nécessitent qu’un seul micro de plafond, placé au centre du bureau. Les salles de conférence plus grandes peuvent nécessiter plusieurs micros de plafond, en fonction de la taille de la salle.

En outre, la taille et la quantité d’écrans sont également des éléments importants à prendre en compte, en fonction de la taille de la salle de réunion. Les écrans doivent être suffisamment grands pour que tous les participants puissent les voir, mais pas trop pour qu’ils deviennent pénibles à regarder. Le double affichage peut également être idéal, permettant aux présentateurs de montrer plusieurs écrans à la fois lorsque cela est nécessaire. La connectivité sans fil est également une caractéristique essentielle, qui contribue à réduire la distance entre les membres de l’équipe et à limiter l’apparition de fils et de câbles désordonnés. Veillez à discuter de ces facteurs avec les fournisseurs de matériel audiovisuel de conférence que vous envisagez.

#3 Fonctionnalité de collaboration flexible

Assurez-vous que le système que vous choisissez est équipé d’un logiciel de collaboration en nuage qui permet un travail d’équipe solide entre les participants sur place et à distance. Tous les participants doivent pouvoir se connecter facilement à la plateforme et partager du contenu depuis n’importe quel appareil.

En outre, votre système doit s’intégrer de manière transparente aux plateformes de conférence les plus populaires, telles que Google Meet, WebEx, Zoom et MS Teams, pour n’en citer que quelques-unes. Si vous vous connectez à l’appel de quelqu’un d’autre et qu’il utilise une plateforme différente, vous devez être sûr que votre système peut facilement s’intégrer.

#4 La qualité commerciale est indispensable

Bien que le prix des systèmes grand public puisse être attrayant, leurs fonctionnalités, leur qualité et leur fiabilité ne sont pas adaptées aux besoins des entreprises. La sortie écran et haut-parleur, la suppression de l’écho et un mixage audio suffisant sont des caractéristiques courantes des systèmes de qualité commerciale, mais pas des modèles grand public.

En outre, il est important de se rappeler que la conception simple des systèmes grand public n’est pas toujours synonyme de facilité d’utilisation. Enfin, les systèmes grand public ne sont pas assortis des garanties solides dont bénéficient les systèmes d’entreprise, et ils n’offrent généralement pas un support réactif (nous reviendrons sur le support au point 7). Assurez-vous d’obtenir la meilleure valeur pour votre investissement et optez pour un système de qualité commerciale.

#5 Secure

Les systèmes audiovisuels des salles de réunion et de conférence reposent sur la connectivité à votre réseau. Ils doivent donc s’intégrer facilement à votre infrastructure de sécurité existante. Une protection solide contre les intrusions internes et externes est obligatoire pour tout système que vous envisagez.

#6 Conception et installation expérimentées

L’installation peut sembler aller de soi, mais ne partez pas du principe que le fournisseur que vous choisissez peut concevoir et installer votre système. Il est préférable de travailler avec un fournisseur expérimenté qui peut installer correctement le système qu’il a conçu et vendu – et il peut le faire de la bonne façon dès la première fois.

Lorsque vous choisissez un fournisseur, demandez-lui combien de systèmes similaires il conçoit et installe chaque année. L’expérience du prestataire est un facteur de valeur important qui ne doit pas être négligé.

#7 Support réactif

De même, un support réactif est également essentiel, et ce n’est pas donné par tous les fournisseurs. Votre fournisseur doit proposer des ressources de dépannage à distance et des horaires d’assistance flexibles au cas où le dépannage ne résoudrait pas le problème.

Un fournisseur qualifié posera les bonnes questions pour comprendre vos besoins en matière de performance, vos exigences en matière d’espace et votre vision d’un système audiovisuel idéal pour une salle de conférence. Cependant, si vous commencez la conversation en discutant des sept éléments fondamentaux abordés dans cet article, vous serez sûr de trouver la configuration idéale. Pour plus d’informations ou pour toute question sur les systèmes audiovisuels de qualité commerciale pour salles de conférence et de réunion, contactez-nous dès aujourd’hui.

 

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