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7 FUNDAMENTOS DEL AV PARA LA SALA DE CONFERENCIAS EN UN MUNDO REMOTO

A medida que nos adentramos en un mundo que tiende al distanciamiento social y se aleja de las grandes reuniones, las salas de conferencias y de reunión son cada vez más importantes para el éxito operativo. Las organizaciones están reduciendo el número de personas que trabajan en una oficina centralizada, y ahora optan por más conferencias de audio y vídeo entre los que están en la oficina y los miembros del equipo remoto, los clientes y los posibles clientes.

Afortunadamente, los recientes avances en la tecnología de las salas de conferencias y las salas de reunión han permitido a los trabajadores de todo el mundo colaborar estrechamente y tener éxito en un entorno remoto. Sin embargo, ahora dependemos más que nunca de estas herramientas, por lo que es imprescindible contar con una buena estrategia y diseño audiovisual para las conferencias. En este artículo, aprenderá los siete fundamentos que todo sistema audiovisual para salas de conferencias necesita para que su equipo tenga éxito.

#1. Fácil de usar

Todos conocemos la incómoda experiencia de que las reuniones se retrasen por las dificultades que tienen los presentadores con la tecnología. Por ello, la facilidad de uso es esencial para cualquier sistema de conferencias, garantizando que las reuniones empiecen a tiempo y funcionen lo mejor posible para todos. Un sistema ideal no debería requerir conocimientos técnicos avanzados para su funcionamiento, y debería tener una interfaz intuitiva y controles sencillos que incluso las personas menos expertas en tecnología puedan utilizar.

#2 Diseñado para el distanciamiento

La disposición de los asientos con los codos entra en conflicto con las mejores prácticas laborales actuales. Por lo tanto, la tecnología audiovisual de su sala de conferencias o sala de reuniones debe diseñarse de forma que los asistentes presentes físicamente puedan ser vistos y escuchados con claridad por los asistentes virtuales. Las cámaras deben ofrecer un amplio campo de visión, y los componentes de audio deben incluir varios micrófonos para garantizar una cobertura suficiente.

Hablando de audio, cada vez hay más fabricantes que ofrecen micrófonos de techo, que pueden ser muy eficaces para una captación óptima y uniforme del sonido. De hecho, la mayoría de las salas de reunión sólo necesitan un micrófono de techo, colocado sobre el centro del escritorio. Las salas de conferencias más grandes pueden necesitar varios micrófonos de techo, según el tamaño de la sala.

Además, el tamaño y la cantidad de pantallas también son consideraciones importantes, en relación con el tamaño de la sala de reuniones. Las pantallas deben ser lo suficientemente grandes como para que todos los asistentes puedan verlas, pero no tan grandes como para que se conviertan en un esfuerzo para verlas. Las pantallas dobles también pueden ser ideales, ya que permiten a los presentadores mostrar varias pantallas a la vez cuando sea necesario. La conectividad inalámbrica también es una característica esencial, ya que favorece la necesidad de distancia entre los miembros del equipo y limita la aparición de alambres y cables desordenados. Asegúrese de comentar estos factores con los proveedores de servicios audiovisuales para conferencias que esté considerando.

#3 Funcionalidad de colaboración flexible

Asegúrese de que el sistema que elija esté equipado con un software de colaboración en la nube que permita un sólido trabajo en equipo entre los participantes presenciales y remotos. Todos los participantes deben poder conectarse fácilmente a la plataforma y compartir contenidos desde cualquier dispositivo.

Además, su sistema debe integrarse perfectamente con las plataformas de conferencia más populares de hoy en día, como Google Meet, WebEx, Zoom y MS Teams, por nombrar algunas. Si te conectas a la llamada de otra persona y ésta utiliza una plataforma diferente, debes asegurarte de que tu sistema puede integrarse fácilmente.

#4 La calidad comercial es imprescindible

Aunque el precio de los sistemas de consumo puede ser atractivo, su funcionalidad, calidad y fiabilidad no son adecuadas para las necesidades de las empresas. La salida de pantalla y de altavoz, la cancelación del eco y una mezcla de audio suficiente son características habituales de los sistemas de nivel comercial, pero no de los modelos de consumo.

Además, es importante recordar que el diseño sencillo de los sistemas de consumo no siempre equivale a la facilidad de uso. Por último, los sistemas de consumo no vienen con las sólidas garantías que se reciben con un sistema de empresa, y por lo general no ofrecen un soporte técnico sensible (más sobre el soporte en el #7). Asegúrese de obtener el máximo valor por su inversión y opte por un sistema de calidad comercial.

#5 Seguro

Los sistemas audiovisuales de las salas de reuniones y de conferencias dependen de la conectividad con su red, por lo que deben integrarse fácilmente con su infraestructura de seguridad existente. La protección robusta contra la intrusión interna y externa es obligatoria para cualquier sistema que esté considerando.

#6 Diseño e instalación experimentados

La instalación puede parecer un hecho, pero no dé por sentado que el proveedor que elija puede diseñar e instalar su sistema. Lo mejor es trabajar con un proveedor con experiencia que pueda instalar correctamente el sistema que ha diseñado y vendido, y que lo haga de forma correcta a la primera.

Al considerar un proveedor, pregúntele cuántos sistemas similares diseña e instala anualmente. La experiencia del proveedor es un factor de valor importante que no debe pasarse por alto.

#7 Asistencia receptiva

Del mismo modo, también es esencial que el servicio de asistencia técnica sea receptivo, algo que no se da en todos los proveedores. Su proveedor debe ofrecer recursos de solución de problemas a distancia y un horario de asistencia flexible en caso de que la solución no resuelva el problema.

Un proveedor cualificado hará las preguntas adecuadas para comprender sus necesidades de rendimiento, los requisitos de espacio y la visión de un sistema audiovisual para salas de conferencias ideal. Sin embargo, empezar la conversación hablando de los siete aspectos fundamentales que se tratan en este artículo le permitirá encontrar la configuración perfecta. Si desea más información o tiene preguntas sobre los sistemas audiovisuales para salas de reuniones y conferencias de categoría comercial, póngase en contacto con nosotros hoy mismo.

 

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