0800 282 717 Support Login

УВЕДОМЛЕНИЕ О КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТИ В ОТНОШЕНИИ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ В СЛУЖБАХ КОЛЛ-ЦЕНТРА

Раздел I. ВВЕДЕНИЕ

Уважаемые деловые партнеры и клиенты,

Группа компаний Mood Media (далее – “Mood Media“, “Совместные контроллеры“, “мы“, “нас“, “наш“) настоящим информирует вас об обработке персональных данных в качестве совместных контролеров аудиозаписей в рамках группы компаний Mood Media, а также о правах, которыми вы обладаете в соответствии с Регламентом (ЕС) 2016/679 Европейского парламента и Совета от 27 апреля 2016 года о защите физических лиц в отношении обработки персональных данных и о свободном перемещении таких данных, отменяющим Директиву 95/46/EC (далее – GDPR), и согласно применимым законам и нормам о защите данных.

Группа компаний Mood Media присутствует как в ЕС, так и за его пределами; организации, участвующие в обработке персональных данных звонков, записанных Mood Media, перечислены в конце данного Уведомления о конфиденциальности.

На основании данного Уведомления о конфиденциальности мы поможем вам понять, как мы обрабатываем ваши персональные данные в рамках наших услуг колл-центра, какие категории информации мы обрабатываем, почему мы их обрабатываем, как долго мы их храним и кто может получить доступ к этим данным, включая ваши права и как вы можете их реализовать.
Персональные данные, являющиеся предметом настоящего документа, будут обрабатываться средствами и в целях, совместно установленных Совместными контролерами, как описано ниже.

Раздел II. ОСНОВНАЯ ИНФОРМАЦИЯ ОБ ОБРАБОТКЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

a) Субъекты данных
Представители клиентов/данные о клиентах
Сотрудники объединенных контролеров: Операторы/агенты колл-центра

б) Категории персональных данных
Персональные данные, которые мы обрабатываем в рамках деятельности Call-центра, представляют собой данные, полученные в результате аудиозаписи (голос) и данные, предоставленные в ходе телефонного разговора, и включают в себя:
Фамилия и имя
Название должности
Департамент
Местонахождение
Адрес электронной почты
Номер телефона
Любые другие персональные данные, предоставленные субъектом данных случайно во время телефонного разговора.

Совместные контролеры не регистрируют и не обрабатывают каким-либо образом “специальные категории данных”, упомянутые в Общем положении о защите данных.

c) Как мы собираем ваши личные данные?
Запись звонков и мониторинг звонков в реальном времени

  • Для звонков, которые мы принимаем от вас, до установления телефонного соединения в приветственном сообщении будет указано, что звонок записывается и что он может прослушиваться в реальном времени. Вам будет предложено нажать 1, если вы согласны. Если вы заявите о своем отказе от записи разговора и/или живого наблюдения, нажав 2, запись и наблюдение будут автоматически прерваны.
  • Что касается исходящих звонков (т.е. звонков, инициированных агентами), звонящий агент будет запрашивать разрешение клиента на запись звонка. Если клиент не дает согласия на аудиозапись:
    • агент вручную остановит запись и продолжит идентификацию клиента, а затем перейдет к процессу устранения неполадок;
    • по окончании разговора агент уведомляет руководство и IT-отдел об удаляемом звонке;
    • Руководство приступит к удалению аудиофайла, относящегося к началу разговора.

Звонки могут “отслеживаться” (т.е. прослушиваться в режиме реального времени) через Talkdesk Live, который представляет собой панель мониторинга активности учетных записей пользователей Talkdesk, но такой мониторинг в режиме реального времени может осуществляться только специалистами по обеспечению качества и супервайзерами в составе Совместных контроллеров (обычно именуемых “уполномоченными пользователями”). Talkdesk Live предупреждает менеджеров и руководителей о предметах, требующих внимания в любой момент времени, позволяя им принимать обоснованные решения. Кроме того, агенты могут получать бесценную обратную связь в те моменты, когда она им больше всего нужна, обеспечивая клиентам высокий уровень обслуживания, которого они ожидают в любое время.
Прямой мониторинг звонков осуществляется только при особых обстоятельствах, связанных с качеством услуг, испытательным сроком Агента или выполнением трудового договора.
Обратите внимание, что Mood Media не ведет оперативного мониторинга звонков клиентов из ЕС.

d) Как мы используем собранные нами персональные данные. Цели.
Персональные данные будут использоваться компанией Mood Media для обеспечения контроля качества обслуживания клиентов, а также для оценки эффективности работы сотрудников. Эти данные также могут быть доступны в рамках группы компаний совместных контролеров для обучения сотрудников с целью повышения общего качества обслуживания клиентов в рамках группы компаний Mood Media. В частности, деятельность сотрудников, осуществляющих телефонную поддержку Клиентов из стран ЕС и за их пределами, анализируется супервайзерами группы компаний Mood Media. Анализ проводится на основе определенных ключевых показателей эффективности, которые доводятся до сведения сотрудников во время их вводного обучения в компании.

Для достижения вышеуказанной цели операции по обработке состоят в основном из:

  • доступ к персональным данным персоналом Совместных контролеров,
  • хранение таких персональных данных в физическом архиве (стенограммы) или в электронном формате, на инфраструктуре Совместных контролеров или обработчиков Совместных контролеров, если это необходимо,
  • передача персональных данных внутри Mood Media Group, а также третьим лицам, указанным в пункте i) ниже.

e) Правовое основание для обработки
Правовым основанием для обработки является ст. 6 (1), буква a) GDPR – субъект данных дал свое согласие на обработку персональных данных. Клиент информируется о записи и мониторинге разговора в момент начала разговора, и у него есть возможность в любой момент воспользоваться правом на возражение. Использование вышеупомянутых персональных данных в иных целях, не связанных с теми, которые указаны в пункте d) выше, может осуществляться только с согласия субъектов данных.

Для сотрудников компании Mood Media, в отношении которых осуществляются операции записи, правовым основанием является ст. 6 (1) подпункт f) – законный интерес Mood Media в оценке работы сотрудников и предоставлении обратной связи.

f) Срок хранения данных в записях

Персональные данные хранятся следующим образом:

  • аудиозаписи хранятся в течение 30 дней, за исключением случаев, когда законные интересы Mood Media требуют более длительного срока;
  • по истечении срока действия аудиозаписи автоматически удаляются;

g) Кто может получить доступ к записям?
Доступ к записанным звонкам могут получить только уполномоченные пользователи, которым поручено проверять и оценивать звонки, как указано во внутренних политиках и процедурах Mood Media, и/или компетентные органы. Во избежание сомнений, Mood Media гарантирует, что лица, уполномоченные на обработку персональных данных (такие как: сотрудники, агенты, представители, сотрудники и подрядчики и т.д. Обработчиков), обязались соблюдать конфиденциальность или находятся под соответствующим законодательным обязательством о соблюдении конфиденциальности и имеют одну из целей, упомянутых в пункте d) выше, в отношении такой обработки.

h) Получатели или категории получателей персональных данных
Персональные данные передаются между совместными контролерами/в рамках группы компаний Mood Media.
За исключением Совместных контролеров и компании Talkdesk Inc. в ее качестве обработчика и субпроцессоров Talkdesk, никакие другие стороны не имеют доступа к персональным данным и не обрабатывают их.
Передача осуществляется с соблюдением условий, направленных на обеспечение безопасности данных, а получатели принимают необходимые технические и организационные меры для защиты персональных данных и соблюдения прав субъектов данных, в соответствии с законом и заключенными договорными обязательствами. Совместные контролеры раскрывают персональные данные по прямому запросу органов, уполномоченных законом, при этом раскрытие должно быть задокументировано и подлежит тщательной проверке на предмет, с одной стороны, необходимости сообщения и, с другой стороны, совместимости между целью этого сообщения и целью, для которой такие данные были собраны изначально для обработки. Во избежание сомнений, если юридическое обязательство предполагает раскрытие персональных данных соответствующим органам, первоначальная цель сбора данных, упомянутая в пункте d) выше, считается совместимой с таким обязательным раскрытием в соответствии с законом.

i) Международная передача персональных данных
В целях соблюдения ограничений GDPR в отношении международной передачи, предусмотренных ст. 44 и далее. В соответствии с GDPR, Mood Media постоянно пересматривает и усиливает меры защиты в отношении международной передачи, учитывая при этом указания и рекомендации властей ЕС.
Таким образом, в отношении предприятий Mood, не входящих в ЕС, и предприятий Mood в США международная передача персональных данных регулируется Стандартными договорными положениями, утвержденными Комиссией ЕС4 июня 2021 года. Стандартные положения договора, утвержденные Европейской комиссией, доступны здесь.
Помимо использования вышеуказанных стандартных договорных положений, Mood Media постоянно предпринимает шаги по обеспечению дополнительных мер защиты прав субъектов данных, гарантированных GDPR и действующими законами и нормативными актами по защите данных.

Раздел IV. ПРАВА СУБЪЕКТОВ ДАННЫХ

При определенных обстоятельствах вы имеете следующие права в соответствии с законами о защите данных в отношении ваших персональных данных:

  • Запрашивать доступ к своим личным данным, прямо или косвенно полученным от вас. В соответствии со ст. 15 GDPR, вы имеете право на получение подтверждения обработки персональных данных и, при необходимости, на получение информации о: категориях обрабатываемых данных, цели обработки, возможных получателях, сроках хранения, а также информации, касающейся ваших прав. Вы также можете запросить копию своих личных данных;
  • Запросить исправление своих персональных данных, если вы считаете данные неверными или неполными;
  • Потребовать удаления ваших персональных данных (право на забвение предполагает удаление ваших персональных данных без неоправданной задержки, с исключениями, предусмотренными законом). Субъекты данных имеют право в любое время потребовать удаления персональных данных, которые Совместные контролеры или их обработчики обрабатывают по определенным причинам. Однако иск, основанный на этом праве, может быть проигнорирован Совместными контролерами, если, например, персональные данные необходимы для защиты права в суде Совместных контролеров;
  • Возражать против обработки ваших персональных данных. В отношении сотрудников, данные которых обрабатываются на основании законных интересов Совместного контролера, сотрудники имеют право возражать против обработки, на основаниях, касающихся их конкретной ситуации, Совместные контролеры не будут больше обрабатывать персональные данные, если они не продемонстрируют убедительные законные основания для обработки, которые преобладают над интересами, правами и свободами субъекта данных или для установления, осуществления или защиты законных требований. Дополнительную информацию о праве возражать против обработки данных можно найти в ст. 21 GDPR и во внутренних процедурах Mood Media по осуществлению прав субъекта данных;
  • Запросить ограничение обработки ваших персональных данных на ограниченный период времени. При определенных условиях, предусмотренных законом, субъект данных имеет право на ограничение обработки персональных данных (например, если точность или правильность персональных данных оспаривается субъектом данных). В таких ситуациях обработка может осуществляться только с согласия субъекта данных, за некоторыми исключениями (например, хранение);
  • Запрос на передачу персональных данных; Вы имеете право на получение в структурированном формате, используемом в настоящее время и автоматически читаемом, персональных данных, которые Вы предоставили Mood Media, а также право на передачу таких данных другому контроллеру. Это право может быть реализовано только при соблюдении определенных требований законодательства;
  • Право на отзыв вашего согласия, если мы полагаемся на согласие для обработки ваших персональных данных. Однако это не повлияет на законность любой обработки, проведенной до того, как вы отозвали свое согласие;
  • Право быть информированным. Настоящее Уведомление о конфиденциальности информирует вас о том, как мы обрабатываем ваши персональные данные в соответствии с положениями ст. 13 GDPR;
  • Право не быть объектом решения, основанного исключительно на автоматизированных средствах, в том числе на профилировании. В связи с этим сообщаем, что Mood Media не осуществляет автоматизированного принятия решений на основе обработки Ваших персональных данных, таких как профилирование. Ваши персональные данные не являются предметом автоматизированного процесса принятия индивидуальных решений, включая профилирование, как указано в пунктах (1) и (4) статьи 22 Регламента (ЕС) №. 679 от 27 апреля 2016 года;
  • Право подавать жалобы в надзорный орган по вопросам защиты данных, но также обращаться с вопросами в компетентные органы. Жители ЕЭЗ могут подать жалобу в орган по защите данных. Органы по защите данных потребуют, чтобы вы сначала попытались урегулировать любую жалобу с нами. Чтобы узнать контактные данные органа по защите данных в стране вашего проживания, перейдите по ссылке.

Раздел V. ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ ПРАВ СУБЪЕКТАМИ ДАННЫХ

Для получения любых запросов, связанных с реализацией вышеупомянутых прав, а также для решения любых других вопросов, касающихся обработки персональных данных компанией Mood Media, пожалуйста, свяжитесь с нами по адресу [email protected].

После рассмотрения запроса вы получите подтверждающее сообщение о том, что ваш запрос был зарегистрирован, а также любую другую необходимую информацию, в зависимости от обстоятельств.
Мы постараемся ответить на запрос в течение 30 дней. Однако срок может быть продлен в зависимости от различных аспектов, таких как сложность запроса, большое количество полученных запросов или невозможность своевременно идентифицировать вас.
В случае невозможности установить вашу личность мы можем потребовать предоставить документы, удостоверяющие вашу личность как субъекта данных, или их копии. Если вы не предоставите дополнительную информацию, мы не сможем ответить на запрос.
Вам не придется платить плату за доступ к своим личным данным (или за осуществление любого из других прав). Однако мы можем взимать разумную плату, если ваш запрос явно необоснованный, повторяющийся или чрезмерный. В противном случае мы можем отказать в выполнении вашего запроса при таких обстоятельствах.

Раздел VI. ТЕХНИЧЕСКИЕ И ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ МЕРЫ БЕЗОПАСНОСТИ

a) Защита персональных данных и безопасность информации
Mood Media постоянно поддерживает адекватные технические и организационные меры безопасности для защиты персональных данных от случайного или незаконного уничтожения, случайной потери, порчи, изменения, раскрытия или несанкционированного доступа, особенно если обработка предполагает передачу данных по сети, а также от любых других форм незаконной обработки.
Mood Media приняла физические, электронные и процедурные меры защиты, чтобы обеспечить защиту персональных данных. Mood Media ограничивает разрешенный доступ к персональным данным лицами, имеющими законную цель, которая соответствует или совместима с целью обработки, указанной в разделе II, письмо. d) выше.

б) Защита несовершеннолетних
Персональные данные не включают данные несовершеннолетних (младше 16 лет). Компания Mood Media не должна обрабатывать персональные данные физического лица, возраст которого, по имеющимся у нее сведениям, не превышает шестнадцати (16) лет. Mood Media сознательно не запрашивает и не собирает персональные данные детей младше шестнадцати (16) лет. Однако если Mood Media обнаружит, что получила Персональные данные от лица, которому или о котором у компании есть основания полагать, что оно не достигло шестнадцати (16) лет, то Mood Media удалит такую информацию из своих систем. Родитель или законный опекун соответствующего несовершеннолетнего также может потребовать удаления персональных данных ребенка из файлов Mood Media, отправив письмо с таким запросом по адресу [email protected].

в) Меры безопасности персональных данных, обрабатываемых для записи телефонных разговоров

Для обеспечения безопасности данных Mood Media предприняла следующие технические и организационные меры:

  • Доступ к личным данным предоставляется только ограниченному числу авторизованных пользователей;
  • Уполномоченный персонал берет на себя обязательство соблюдать конфиденциальность в отношении любого вида обработки персональных данных, подтверждая это документом;
  • Уполномоченный персонал прошел обучение в отношении требований безопасности, внутренней политики компании и действующего законодательства в отношении выполнения обязанностей и обязательств, возложенных на них в связи с обработкой персональных данных, а также последствий нарушения таких требований;
  • Каждый авторизованный пользователь имеет персональный и уникальный идентификационный код;
  • Идентификатор пользователя не присваивается и не может быть присвоен другому лицу;
  • Информационные системы и физические носители, на которых хранятся персональные данные, находятся в защищенной физической среде;
  • Информационные системы оснащены антивирусным программным обеспечением и устройствами для обнаружения вторжений, чтобы защитить их от атак или других несанкционированных действий, направленных на информационные системы. Антивирусное программное обеспечение и системы обнаружения вторжений регулярно обновляются;
  • Программное, микропрограммное и аппаратное обеспечение, используемое в информационных системах, регулярно проверяется с целью обнаружения и устранения уязвимостей и недостатков информационных систем;
  • Аудиозаписи зашифрованы по алгоритму AES 256;
  • Не разрешается копировать, загружать, стирать или изменять любой записанный файл по собственной инициативе/без разрешения, выданного для конкретной цели, соответствующей или совместимой с целями обработки персональных данных, упомянутыми в разделе II, буква d).

d) Описание и технические характеристики веб-платформы

Запись и передача Записей данных осуществляется с помощью платформы на основе браузера, лицензированной компанией Talkdesk Inc. и доступной через веб-сайт https://moodmedia.mytalkdesk.com/.

Технические и организационные меры, принимаемые для защиты персональных данных, подробно описаны в Стандартных договорных условиях, заключенных между Mood Media и Talkdesk Inc. Talkdesk Inc. принимает систему управления информационной безопасностью (ISMS) в качестве основы для постоянного улучшения безопасности и использования подхода, основанного на оценке рисков. Данная СУИБ включает (но не ограничивается):

Политика
Компания Talkdesk разработала и периодически пересматривает Политику информационной безопасности, которая является основным руководством по обеспечению безопасности. Сюда входят управление рисками, классификация данных, контроль доступа, разработка программного обеспечения и утечки данных.

Осведомленность
Информированность о безопасности и соответствии требованиям является основополагающей и предоставляется всем пользователям. Некоторые пользователи могут иметь дополнительную специфическую осведомленность, соответствующую их функциям.

Контроль доступа
Доступ предоставляется по принципу “необходимо знать”, и только небольшое количество пользователей имеет доступ к производственным системам, где хранится информация от Клиентов. Аутентификация в производственных системах стандартно осуществляется с помощью двухфакторной аутентификации.

Регистрация аудита
Ведутся соответствующие журналы аудита, включая доступ к конфиденциальной информации (включая персональные данные). Журналы хранятся в отдельной инфраструктуре, доступ к ним имеют только сотрудники службы безопасности.

Нарушения данных
Определены процессы для обработки утечек данных. Эти процессы включают уведомление соответствующих заинтересованных сторон в соответствии с типом инцидента и применимым законодательством.

Сетевая безопасность
Компания Talkdesk внедрила ряд мер безопасности для защиты нашей инфраструктуры от внешних и внутренних угроз. Сюда входят шифрование, брандмауэры, IDS и другие средства, специфичные для облачных провайдеров. Доступ к производственным системам осуществляется в безопасном режиме, а шифрование при передаче данных является стандартным. Чувствительная информация также шифруется в состоянии покоя.

Физическая безопасность

Talkdesk использует центры обработки данных, управляемые облачными провайдерами, и делегирует им всю физическую безопасность после проведения надлежащей проверки.

Непрерывность бизнеса
Компания Talkdesk имеет несколько технических внедрений для обеспечения непрерывности работы своей службы. К ним относятся резервное копирование, отказоустойчивая и избыточная инфраструктура и планы аварийного восстановления.

Разработка

Разработка ведется с использованием методологии безопасной разработки, включающей экспертную оценку, безопасное кодирование и тестирование.

Постоянное совершенствование и анализ
Обеспечение безопасности Talkdesk основано на непрерывном процессе совершенствования, который включает в себя периодический анализ эффективности средств контроля безопасности.
Технические и организационные меры, принимаемые для защиты субъекта персональных данных, подробно описаны в Стандартных договорных условиях, заключенных между Mood Media и Talkdesk Inc.

Раздел VII. ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ ОБ ОБРАБОТКЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

a) Источник персональных данных
Персональные данные могут быть первоначально собраны одним или несколькими Совместными контролерами. Впоследствии они передаются одному или нескольким Объединенным контролерам для достижения целей, описанных в разделе II, буква d) выше в контексте групповой отчетности и анализа.

b) Автоматизированное принятие решений и профилирование

Вышеупомянутые персональные данные не будут объектом автоматизированного процесса принятия решений, например, профилирования.

Раздел VIII. КОНТАКТНАЯ ИНФОРМАЦИЯ КОМПАНИИ MOOD MEDIA ПО ВОПРОСАМ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

a) Контактная информация

Если у вас возникли вопросы по поводу данного Уведомления о конфиденциальности или о том, как мы обрабатываем вашу личную информацию, пожалуйста, свяжитесь с нами по адресу [email protected].

b) Идентификационные данные совместных контроллеров/организаций Mood Media
См. список ниже.

Называется Юридическое фирменное наименование Зарегистрированный головной офис Страна
1. Mood Media Австрия Mood Media GmbH Криштайн 2, 4470 Эннс, Оберёстеррайх Австрия
2. Mood Media Бельгия Mood Media Belgium SA Lange Lozanastraat 142, 2018 Антверпен Бельгия
3. Mood Media CZ Mood Media Group CZ sro Lazarská 13/8, 120 00 Praha 2 Чешская Республика
4. Mood Media France Mood Media SAS 22 Quai Gallieni, 92150 Suresnes Франция
5. Mood Media Германия Mood Media GmbH Вандаленвег 30, 20097 Гамбург Германия
6. Mood Media Нидерланды Mood Media Netherlands BV Транзисторстраат 22, 1322 CE Алмере Нидерланды
7. Mood Media Europe Mood Media Europe BV
8. Mood Media Венгрия Mood Media Hungary KFT Hegyalja út 7-13, 1016 Будапешт Венгрия
9. Mood Media Польша Mood Polska Sp. Z.o.o. ул. Таргова 24, 03-728 Варшава, Польша
10. Mood Media Румыния S.C. Mood Media Romania S.R.L. Бухарест, улица Джордже Константинеску № 3, подъезды A и D, первый итретий этажи, район 2

 

Румыния

 

11. MMC Румыния Mood Media Comercial SRL Бухарест, улица Джордже Константинеску № 3, подъезды A и D, первый итретий этажи, район 2, 020339
12. Mood Media Испания Instore Márketing Solutions, SAU Calle La Volta, nº4, Planta 1ª, Local 7 – 08150 Parets del Valles Испания
13. Mood Media Дания Mood Media A/S Alsikevej 14, 8920 Randers NV Дания
14. Mood Media Греция ООО “Новые аудиовизуальные решения и приложения 95C проспект Пентелис – Чаландри 15234 Греция
15. Mood Media Ireland Mood Media Ireland Limited Unit 1-2, 19 the Rear Courtyard, Castle St, Dalkey, Co Dublin Ирландия
16. Mood Media Швеция Mood Media Aktiebolag (AB) c/o Accountor AB – Sankt Eriksgatan 113 – 113 43 Стокгольм Швеция
17. Mood Media Болгария Mood Media Bulgaria EOOD/ Virgina Records 9, Поп Богомил ул. 1202 София, Болгария Болгария
18. Городское телевидение OU гора Палдиски. 29, Таллинн Эстония
19. Easy New Media SRL Виа Ипполито Ньево 25, 10153 Турин Италия
20. Mood Media UK Mood Media Limited Unit 3 Airport Trading Estate Wireless Road, Biggin Hill, Westerham, TN16 3PS

 

ВЕЛИКОБРИТАНИЯ

21. PlayNetwork UK PlayNetwork Limited
22. Mood Media США Конвергенция, ООО 2100 S IH 35 Frontage Rd., Suite 201, Austin, TX 78704

 

 

 

 

США

DMX, ООО
Mood Media North America Holdings Corp.
ООО “Музак
ServiceNET Exp, LLC
Техномедиа Солюшнс, ООО
PlayNetwork, Inc. 14720 NE 87th Street, Редмонд, WA, 98052-3400

Мы будем информировать вас о любых изменениях или обновлениях в вышеупомянутом списке.
Эта информация предоставляется в дополнение к Политике конфиденциальности.

Неанглоязычные переводы данного Уведомления о конфиденциальности приводятся исключительно для удобства. В случае каких-либо неясностей или противоречий между переводами, английская версия является авторитетной и контролирующей.

Совместные контролеры будут предоставлять по запросу копию основных положений субъектам данных, если только положения не содержат конфиденциальную информацию, в этом случае такая информация может быть удалена.

Последнее обновление: август 2022 года