7 GRUNDLÆGGENDE FOR KONFERENCE OG HUDDLE ROOM AV I EN FJERN VERDEN

#1 Nem at bruge

Vi kender alle den ubehagelige oplevelse af at have møder forsinket på grund af de vanskeligheder, oplægsholdere har med teknologien. Som sådan er brugervenlighed afgørende for ethvert konferencesystem, hvilket sikrer, at møder starter til tiden og fungerer så problemfrit som muligt for alle. Et ideelt system bør ikke kræve avancerede tekniske færdigheder for at fungere, og det bør have en intuitiv grænseflade og enkle kontroller, som selv de mindst teknisk kyndige personer kan navigere.

#2 Designet til distancering

Albue-til-albue siddearrangementer er i konflikt med nutidens bedste praksis på arbejdspladsen. Som sådan skal dit konferencerum eller huddle room AV-teknologi designes på en måde, der gør det muligt for fysisk tilstedeværende deltagere tydeligt at blive set og hørt af virtuelle deltagere. Kameraer bør tilbyde et bredt synsfelt, og lydkomponenter bør omfatte flere mikrofoner for at sikre tilstrækkelig dækning.

Apropos lyd, så tilbyder flere producenter nu loftsmikrofoner, som kan være mest effektive til optimal og jævn lydoptagelse. Faktisk behøver de fleste huddle-rum kun én loftmikrofon, placeret over midten af skrivebordet. Større konferencelokaler kan have brug for flere loftmikrofoner, afhængigt af rummets størrelse.

Derudover er skærmstørrelse og -mængde også vigtige overvejelser i forhold til størrelsen af mødelokalet. Skærmene skal være store nok til at alle deltagere kan se dem, men ikke så store, at de bliver en anstrengelse at se. Dobbeltskærme kan også være ideelle, hvilket gør det muligt for oplægsholdere at vise flere skærme på én gang, når det er nødvendigt. Trådløs forbindelse er også en væsentlig funktion, der yderligere understøtter behovet for afstand mellem teammedlemmer og begrænser udseendet af rodede ledninger og kabler. Sørg for at diskutere disse faktorer med alle konference-AV-udbydere, du overvejer.

#3 Fleksibel samarbejdsfunktionalitet

Sørg for, at det system, du vælger, er udstyret med cloud-samarbejde software, der muliggør robust teamwork mellem on-site og eksterne deltagere. Alle deltagere skal nemt kunne oprette forbindelse til platformen og dele indhold fra enhver enhed.

Derudover skal dit system integreres problemfrit med nutidens mest populære konferenceplatforme, såsom Google Meet, WebEx, Zoom og MS Teams, for at nævne nogle få. Hvis du opretter forbindelse til en andens opkald, og de bruger en anden platform, vil du være sikker på, at dit system nemt kan integreres.

#4 Kommerciel karakter er et must

Selvom prisniveauet for systemer i forbrugerkvalitet kan være tiltalende, er deres funktionalitet, kvalitet og pålidelighed ikke egnet til virksomhedens behov. Skærm- og højttaleroutput, ekko-annullering og tilstrækkelig lydblanding er almindelige træk ved kommercielle systemer, men ikke for forbrugermodeller.

Derudover er det vigtigt at huske, at det simple design af forbrugersystemer ikke altid er lig med brugervenlighed. Endelig kommer systemer i forbrugerkvalitet ikke med de robuste garantier, som du modtager med et virksomhedssystem, og de tilbyder generelt ikke responsiv support (mere om support i #7). Sørg for, at du får mest muligt ud af din investering, og gå med et system af kommerciel kvalitet.

#5 Sikker

Humle- og konferencerums AV-systemer er afhængige af forbindelse til dit netværk, så de burde nemt kunne integreres med din eksisterende sikkerhedsinfrastruktur. Robust beskyttelse mod intern og ekstern indtrængen er obligatorisk for ethvert system, du overvejer.

#6 Erfaren design og installation

Installation kan virke som en selvfølge, men antag ikke, at den udbyder, du vælger, kan designe og installere dit system. Det er bedst at arbejde med en erfaren udbyder, der korrekt kan installere det system, de har designet og solgt – og de kan gøre det på den rigtige måde første gang.

Når du overvejer en udbyder, så spørg dem, hvor mange lignende systemer de designer og installerer på årsbasis. Udbyderens oplevelse er en vigtig værdifaktor, som ikke bør overses.

#7 Responsiv support

På samme måde er responsiv support også vigtig, og det er ikke givet hos alle udbydere. Din udbyder bør tilbyde fjernfejlfindingsressourcer og fleksible supporttider i tilfælde af, at fejlfinding ikke løser problemet.

En kvalificeret udbyder vil stille de rigtige spørgsmål for at få en forståelse af dine præstationsbehov, pladskrav og vision for et ideelt konferencerums AV-system. Hvis du starter samtalen med at diskutere de syv grundlæggende principper, der er dækket i denne artikel, vil du dog sikre dig, at du finder den perfekte opsætning. For mere information eller spørgsmål om kommercielle konference- og huddle room AV-systemer, kontakt os i dag.