7 KONFERENSSIN JA HUDDLE ROOM AV:N PERUSTEET ETÄMAAILMASSA
Kun siirrymme maailmaan, jossa suuntaukset kohti sosiaalista etäisyyttä ja kaukana suurista kokoontumisista, konferenssi- ja keskusteluhuoneet ovat yhä tärkeämpiä toiminnan menestyksen kannalta. Organisaatiot vähentävät keskitetyssä toimistossa työskentelevien ihmisten määrää, ja ne valitsevat nyt enemmän ääni- ja videoneuvotteluja toimistossa olevien ja etätyöntekijöiden, asiakkaiden ja mahdollisten asiakkaiden välillä.
#1 Helppokäyttöinen
Tiedämme kaikki, kuinka epämiellyttävä kokemus on, että kokoukset viivästyvät esittäjillä tekniikan kanssa ilmenevien vaikeuksien vuoksi. Sellaisenaan helppokäyttöisyys on välttämätöntä kaikille neuvottelujärjestelmille, jotta kokoukset alkavat ajoissa ja toimivat mahdollisimman saumattomasti kaikille. Ihanteellisen järjestelmän ei pitäisi vaatia edistyneitä teknisiä taitoja toimiakseen, ja siinä tulee olla intuitiivinen käyttöliittymä ja yksinkertaiset säätimet, joissa jopa vähiten tekniikkataitoiset henkilöt voivat navigoida.
#2 Suunniteltu etäisyyttä varten
Kyynärpäästä kyynärpäähän -istuinjärjestelyt ovat ristiriidassa tämän päivän työpaikan parhaiden käytäntöjen kanssa. Sellaisenaan kokoushuoneesi tai keskusteluhuoneesi AV-tekniikka on suunniteltava siten, että virtuaaliset osallistujat voivat selvästi nähdä ja kuulla fyysisesti läsnä olevat osallistujat. Kameroiden tulee tarjota laaja näkökenttä, ja äänikomponenttien tulee sisältää useita mikrofoneja riittävän peiton varmistamiseksi.
Äänestä puheen ollen, useammat valmistajat tarjoavat nyt kattomikrofoneja, jotka voivat olla tehokkain optimaalisen ja tasaisen äänen poiminnassa. Itse asiassa useimmat huddle-huoneet tarvitsevat vain yhden kattomikrofonin, joka on sijoitettu pöydän keskelle. Suuremmat kokoustilat saattavat tarvita useita kattomikrofoneja huoneen koosta riippuen.
Lisäksi näytön koko ja määrä ovat myös tärkeitä näkökohtia suhteessa kokoushuoneen kokoon. Näyttöjen tulee olla riittävän suuria, jotta kaikki osallistujat näkevät sen, mutta eivät niin suuria, että niistä tulee rasittavaa katsoa. Kaksoisnäytöt voivat myös olla ihanteellisia, jolloin esittäjät voivat tarvittaessa näyttää useita näyttöjä kerralla. Langaton yhteys on myös olennainen ominaisuus, mikä tukee entisestään ryhmän jäsenten välisen etäisyyden tarvetta ja rajoittaa sotkuisten johtojen ja kaapeleiden esiintymistä. Muista keskustella näistä tekijöistä kaikkien harkitsemiesi konferenssi-AV-palveluntarjoajien kanssa.
#3 Joustava yhteistyötoiminto
Varmista, että valitsemasi järjestelmä on varustettu pilviyhteistyöohjelmistolla, joka mahdollistaa vankan tiimityön paikan päällä olevien ja etäosallistujien välillä. Kaikkien osallistujien tulee pystyä helposti muodostamaan yhteys alustaan ja jakamaan sisältöä miltä tahansa laitteelta.
Lisäksi järjestelmäsi on integroitava saumattomasti nykypäivän suosituimpien neuvottelualustojen kanssa, kuten Google Meet, WebEx, Zoom ja MS Teams. Jos muodostat yhteyden jonkun toisen puheluun ja hän käyttää eri alustaa, haluat olla varma, että järjestelmäsi integroituu helposti.
#4 Kaupallinen laatu on pakollinen
Vaikka kuluttajalaatuisten järjestelmien hintataso voi olla houkutteleva, niiden toimivuus, laatu ja luotettavuus eivät sovellu yritysten tarpeisiin. Näytön ja kaiuttimien lähtö, kaiun vaimennus ja riittävä äänen miksaus ovat yleisiä piirteitä kaupallisissa järjestelmissä, mutta eivät kuluttajamalleissa.
Lisäksi on tärkeää muistaa, että kuluttajajärjestelmien yksinkertainen suunnittelu ei aina tarkoita helppokäyttöisyyttä. Lopuksi kuluttajatason järjestelmillä ei ole vankkoja takuita, joita saat yritysjärjestelmän kanssa, eivätkä ne yleensä tarjoa reagoivaa tukea (lisätietoja tuesta kohdassa #7). Varmista, että saat parhaan vastineen sijoituksellesi, ja käytä kaupallista järjestelmää.
#5 Turvallinen
Huddle- ja konferenssihuoneiden AV-järjestelmät ovat riippuvaisia verkkoliitännöistä, joten niiden pitäisi helposti integroitua olemassa olevaan tietoturvainfrastruktuuriisi. Vankka suojaus sisäistä ja ulkoista tunkeutumista vastaan on pakollinen kaikissa harkitsemasi järjestelmissä.
#6 Kokenut suunnittelu ja asennus
Asennus saattaa tuntua itsestään selvältä, mutta älä oleta, että valitsemasi palveluntarjoaja voi suunnitella ja asentaa järjestelmäsi. On parasta työskennellä kokeneen palveluntarjoajan kanssa, joka pystyy asentamaan suunnittelemansa ja myymänsä järjestelmän oikein – ja he voivat tehdä sen oikein ensimmäisellä kerralla.
Kun harkitset palveluntarjoajaa, kysy heiltä, kuinka monta samanlaista järjestelmää he suunnittelevat ja asentavat vuosittain. Palveluntarjoajan kokemus on tärkeä arvotekijä, jota ei pidä jättää huomiotta.
#7 Responsiivinen tuki
Samoin reagoiva tuki on myös välttämätöntä, eikä se ole itsestään selvää kaikille palveluntarjoajille. Palveluntarjoajasi tulee tarjota etävianmääritysresursseja ja joustavia tukiaikoja siinä tapauksessa, että vianetsintä ei ratkaise ongelmaa.
Pätevä palveluntarjoaja kysyy oikeat kysymykset saadakseen käsityksen suoritustarpeistasi, tilatarpeistasi ja näkemyksestäsi ihanteellisesta konferenssihuoneen AV-järjestelmästä. Kuitenkin aloittamalla keskustelun keskustelemalla tässä artikkelissa käsitellyistä seitsemästä perusasiasta varmistat, että löydät täydellisen asennuksen. Jos haluat lisätietoja tai kysymyksiä kaupallisista konferenssi- ja huddle-huoneen AV-järjestelmistä, ota meihin yhteyttä jo tänään.
PIDÄVÄT MITÄ OLET LUKEMINEN?
Ota yhteyttä jo tänään saadaksesi lisätietoja tai varata ilmainen konsultaatio.
"*" indicates required fields