7 GRUNNLEGGENDE FOR KONFERANSE- OG HUDDLE ROOM AV I EN FJERN VERDEN

#1 Enkel å bruke

Vi kjenner alle den ubehagelige opplevelsen av å ha møter forsinket på grunn av vanskelighetene for presentatører med teknologien. Som sådan er brukervennlighet avgjørende for ethvert konferansesystem, og sikrer at møter starter i tide og fungerer så sømløst som mulig for alle. Et ideelt system bør ikke kreve avanserte tekniske ferdigheter for å fungere, og det bør ha et intuitivt grensesnitt og enkle kontroller som selv de minst teknologikyndige kan navigere.

#2 Designet for distansering

Albue-til-albue sitteplasser er i konflikt med dagens beste praksis på arbeidsplassen. Som sådan må AV-teknologien for konferanserommet eller huddle-rommet være utformet på en måte som gjør at fysisk tilstedeværende deltakere tydelig kan ses og høres av virtuelle deltakere. Kameraer bør tilby et bredt synsfelt, og lydkomponenter bør inkludere flere mikrofoner for å sikre tilstrekkelig dekning.

Når vi snakker om lyd, tilbyr flere produsenter nå takmikrofoner, som kan være mest effektive for optimal og jevn lydopptak. Faktisk trenger de fleste klyngerom bare én takmikrofon, plassert over midten av skrivebordet. Større konferanserom kan trenge flere takmikrofoner, avhengig av størrelsen på rommet.

I tillegg er skjermstørrelse og mengde også viktige hensyn, i forhold til størrelsen på møterommet. Skjermene bør være store nok til at alle deltakere kan se, men ikke så store at de blir vanskelig å se. To skjermer kan også være ideelle, slik at presentatører kan vise flere skjermer samtidig når det er nødvendig. Trådløs tilkobling er også en viktig funksjon, som ytterligere støtter behovet for avstand mellom teammedlemmer og begrenser utseendet til rotete ledninger og kabler. Sørg for å diskutere disse faktorene med eventuelle AV-konferanseleverandører du vurderer.

#3 Fleksibel samarbeidsfunksjonalitet

Sørg for at systemet du velger er utstyrt med programvare for skysamarbeid som muliggjør robust teamarbeid mellom deltakere på stedet og eksterne. Alle deltakere skal enkelt kunne koble seg til plattformen og dele innhold fra hvilken som helst enhet.

I tillegg må systemet ditt integreres sømløst med dagens mest populære konferanseplattformer, som Google Meet, WebEx, Zoom og MS Teams, for å nevne noen. Hvis du kobler til noen andres samtale og de bruker en annen plattform, vil du være sikker på at systemet ditt enkelt kan integreres.

#4 Kommersiell karakter er et must

Selv om prisnivået på forbrukersystemer kan være tiltalende, er ikke funksjonaliteten, kvaliteten og påliteligheten deres egnet for bedriftens behov. Skjerm- og høyttalerutgang, ekkokansellering og tilstrekkelig lydmiksing er vanlige funksjoner for kommersielle systemer, men ikke for forbrukermodeller.

I tillegg er det viktig å huske at den enkle utformingen av forbrukersystemer ikke alltid er lik brukervennlighet. Til slutt kommer ikke forbrukersystemer med de robuste garantiene du mottar med et bedriftssystem, og de tilbyr vanligvis ikke responsiv støtte (mer om støtte i #7). Forsikre deg om at du får mest mulig verdi for investeringen din og gå med et system av kommersiell kvalitet.

#5 Sikker

AV-systemer for samtalerom og konferanserom er avhengige av tilkobling til nettverket ditt, så de bør enkelt integreres med din eksisterende sikkerhetsinfrastruktur. Robust beskyttelse mot intern og ekstern inntrenging er obligatorisk for ethvert system du vurderer.

#6 Erfaren design og installasjon

Installasjon kan virke som en gitt, men ikke anta at leverandøren du velger kan designe og installere systemet ditt. Det er best å samarbeide med en erfaren leverandør som kan installere systemet de har designet og solgt på riktig måte – og de kan gjøre det på riktig måte første gang.

Når du vurderer en leverandør, spør dem hvor mange lignende systemer de designer og installerer på årlig basis. Erfaringen til tilbyderen er en viktig verdifaktor som ikke bør overses.

#7 Responsiv støtte

På samme måte er responsiv støtte også viktig, og det er ikke gitt med alle leverandører. Leverandøren din bør tilby eksterne feilsøkingsressurser og fleksible supporttider i tilfelle feilsøking ikke løser problemet.

En kvalifisert leverandør vil stille de riktige spørsmålene for å få en forståelse av dine ytelsesbehov, plassbehov og visjon om et ideelt konferanseroms AV-system. Men å starte samtalen med å diskutere de syv grunnleggende dekket i denne artikkelen vil sikre at du finner det perfekte oppsettet. Kontakt oss i dag for mer informasjon eller spørsmål om AV-systemer for kommersielle konferanser og huddle-rom.