7 PODSTAWOWYCH ZASAD AWIZACJI SAL KONFERENCYJNYCH I HUDDLE ROOM W ZDALNYM ŚWIECIE

#1 Łatwość użycia

Wszyscy znamy nieprzyjemne doświadczenia związane z opóźnianiem spotkań z powodu trudności, jakie prezenterzy mają z obsługą technologii. Z tego względu łatwość obsługi ma zasadnicze znaczenie dla każdego systemu konferencyjnego, zapewniając punktualne rozpoczynanie spotkań i ich bezproblemowe działanie dla wszystkich. Idealny system nie powinien wymagać zaawansowanych umiejętności technicznych do obsługi, powinien mieć intuicyjny interfejs i proste elementy sterujące, z którymi poradzą sobie nawet osoby najmniej obeznane z technologią.

#2 Zaprojektowany do oddalania się

Siedzenia oparte na łokciach są sprzeczne z najlepszymi praktykami stosowanymi obecnie w miejscu pracy. W związku z tym technologia AV w sali konferencyjnej lub pokoju narad musi być zaprojektowana w taki sposób, aby fizycznie obecni uczestnicy byli wyraźnie widoczni i słyszalni dla uczestników wirtualnych. Kamery powinny oferować szerokie pole widzenia, a elementy audio powinny zawierać wiele mikrofonów, aby zapewnić wystarczające pokrycie.

Jeśli chodzi o audio, coraz więcej producentów oferuje obecnie mikrofony sufitowe, które mogą być najbardziej skuteczne w optymalnym i równomiernym zbieraniu dźwięku. W rzeczywistości w większości pomieszczeń typu huddle room wystarczy jeden mikrofon sufitowy, umieszczony na środku biurka. Większe sale konferencyjne mogą wymagać kilku mikrofonów sufitowych, w zależności od wielkości pomieszczenia.

Ponadto wielkość i liczba ekranów są również ważnymi czynnikami, zależnymi od wielkości sali konferencyjnej. Ekrany powinny być wystarczająco duże, aby wszyscy uczestnicy mogli je zobaczyć, ale nie aż tak duże, aby ich oglądanie było uciążliwe. Idealnym rozwiązaniem może być również zastosowanie dwóch wyświetlaczy, dzięki czemu prezenterzy mogą w razie potrzeby wyświetlać kilka ekranów jednocześnie. Istotną cechą jest również łączność bezprzewodowa, która dodatkowo zmniejsza potrzebę zachowania dystansu między członkami zespołu i ogranicza widoczność nieporządanych przewodów i kabli. Należy omówić te czynniki z każdym dostawcą sprzętu audiowizualnego do obsługi konferencji, którego wybór bierzemy pod uwagę.

#3 Elastyczne funkcje współpracy

Upewnij się, że wybrany system jest wyposażony w oprogramowanie do współpracy w chmurze, które umożliwia sprawną pracę zespołową między uczestnikami stacjonarnymi i zdalnymi. Wszyscy uczestnicy powinni mieć możliwość łatwego łączenia się z platformą i udostępniania treści z dowolnego urządzenia.

Ponadto system musi płynnie integrować się z najpopularniejszymi obecnie platformami konferencyjnymi, takimi jak Google Meet, WebEx, Zoom czy MS Teams, by wymienić tylko kilka z nich. Jeśli łączysz się z czyimś połączeniem i używasz innej platformy, musisz mieć pewność, że Twój system łatwo się z nią zintegruje.

#4 Komercyjna jakość to konieczność

Chociaż cena systemów klasy konsumenckiej może być atrakcyjna, ich funkcjonalność, jakość i niezawodność nie są odpowiednie dla potrzeb przedsiębiorstw. Wyjście na ekran i głośniki, eliminacja echa i odpowiednie miksowanie dźwięku to cechy typowe dla systemów klasy komercyjnej, ale nie dla modeli konsumenckich.

Ponadto należy pamiętać, że prosta konstrukcja systemów konsumenckich nie zawsze jest równoznaczna z łatwością obsługi. Wreszcie, systemy klasy konsumenckiej nie są objęte tak solidnymi gwarancjami, jak systemy korporacyjne, i zazwyczaj nie oferują szybkiej pomocy technicznej (więcej o pomocy technicznej w punkcie 7). Upewnij się, że Twoja inwestycja jest najbardziej opłacalna i wybierz system klasy komercyjnej.

#5 Bezpieczny

Systemy AV do sal narad i sal konferencyjnych są uzależnione od łączności z siecią, dlatego powinny łatwo integrować się z istniejącą infrastrukturą bezpieczeństwa. Solidna ochrona przed włamaniami wewnętrznymi i zewnętrznymi jest obowiązkowa dla każdego systemu, który bierzemy pod uwagę.

#6 Doświadczony projekt i instalacja

Instalacja może wydawać się oczywistością, ale nie należy zakładać, że wybrany dostawca jest w stanie zaprojektować i zainstalować system. Najlepiej jest współpracować z doświadczonym dostawcą, który potrafi prawidłowo zainstalować zaprojektowany i sprzedany przez siebie system – i może to zrobić we właściwy sposób już za pierwszym razem.

Wybierając dostawcę, należy zapytać, ile podobnych systemów projektuje i instaluje rocznie. Doświadczenie usługodawcy jest ważnym czynnikiem wartości, którego nie należy pomijać.

#7 Pomoc techniczna

Z tego samego powodu istotna jest również szybka pomoc techniczna, która nie jest zapewniana przez każdego dostawcę. Dostawca powinien oferować zasoby do zdalnego rozwiązywania problemów i elastyczne godziny pracy pomocy technicznej, na wypadek gdyby rozwiązywanie problemów nie przyniosło rozwiązania.

Wykwalifikowany dostawca zada właściwe pytania, aby zrozumieć potrzeby w zakresie wydajności, wymagania dotyczące przestrzeni i wizję idealnego systemu AV dla sali konferencyjnej. Jednak rozpoczęcie rozmowy od omówienia siedmiu podstawowych zasad opisanych w tym artykule zapewni Ci znalezienie idealnej konfiguracji. Aby uzyskać więcej informacji lub zadać pytania dotyczące systemów AV do konferencji i sal konferencyjnych klasy komercyjnej, skontaktuj się z nami już dziś.