7 BASISPRINCIPES VAN AV-SYSTEMEN VOOR CONFERENTIE- EN VERGADERRUIMTE IN EEN WERELD OP AFSTAND

# 1 Gemakkelijk te gebruiken

Wij kennen allemaal de ongemakkelijke ervaring van vergaderingen die vertraging oplopen omdat de presentatoren problemen hebben met de technologie. Gebruiksgemak is dan ook essentieel voor elk conferentiesysteem, om ervoor te zorgen dat vergaderingen op tijd beginnen en voor iedereen zo naadloos mogelijk verlopen. Een ideaal systeem moet geen geavanceerde technische vaardigheden vereisen om te bedienen, en moet een intuïtieve interface en eenvoudige bedieningselementen hebben waarmee zelfs de minst technisch onderlegde personen kunnen navigeren.

#2 Ontworpen voor Afstandelijkheid

Zitopstellingen waarbij de elleboog tegen de elleboog staat, zijn in strijd met de huidige beste praktijken op de werkplek. Daarom moet de AV-technologie voor uw vergaderruimte of huddle room zo worden ontworpen dat fysiek aanwezige deelnemers duidelijk kunnen worden gezien en gehoord door virtuele deelnemers. De camera’s moeten een breed gezichtsveld hebben en de audiocomponenten moeten meerdere microfoons omvatten om voldoende dekking te garanderen.

Over audio gesproken, steeds meer fabrikanten bieden nu plafondmicrofoons aan, die het meest effectief kunnen zijn voor een optimale en gelijkmatige geluidsontvangst. In feite hebben de meeste vergaderzalen maar één plafondmicrofoon nodig, geplaatst boven het midden van het bureau. Grotere conferentiezalen kunnen meerdere plafondmicrofoons nodig hebben, afhankelijk van de grootte van de zaal.

Ook de grootte van het scherm en de hoeveelheid schermen zijn belangrijke overwegingen, in verhouding tot de grootte van de vergaderzaal. De schermen moeten groot genoeg zijn om alle aanwezigen te kunnen zien, maar niet zo groot dat ze te belastend worden om te bekijken. Dubbele schermen kunnen ook ideaal zijn, zodat presentatoren indien nodig meerdere schermen tegelijk kunnen tonen. Draadloze connectiviteit is ook een essentieel kenmerk, dat de behoefte aan afstand tussen teamleden verder ondersteunt en de aanblik van rommelige draden en kabels beperkt. Zorg ervoor dat u deze factoren bespreekt met de AV-leveranciers van conferenties die u overweegt.

Flexibele samenwerkingsfunctionaliteit#3

Zorg ervoor dat het systeem dat u kiest, is uitgerust met cloud-collaboratiesoftware die robuust teamwerk mogelijk maakt tussen deelnemers op locatie en deelnemers op afstand. Alle deelnemers moeten gemakkelijk verbinding kunnen maken met het platform en inhoud kunnen delen vanaf elk toestel.

Bovendien moet uw systeem naadloos integreren met de populairste conferentieplatforms van vandaag, zoals Google Meet, WebEx, Zoom en MS Teams, om er maar een paar te noemen. Als u verbinding maakt met de oproep van iemand anders en zij gebruiken een ander platform, wilt u er zeker van zijn dat uw systeem gemakkelijk kan integreren.

#4 Commercial-grade is een must

Hoewel het prijspunt van consumentensystemen aantrekkelijk kan zijn, zijn hun functionaliteit, kwaliteit en betrouwbaarheid niet geschikt voor de behoeften van ondernemingen. Scherm- en luidsprekeruitgang, echo-onderdrukking en voldoende audiomixing zijn gangbare kenmerken van commerciële systemen, maar niet voor consumentenmodellen.

Bovendien mag niet uit het oog worden verloren dat een eenvoudig ontwerp van consumentensystemen niet altijd gelijkstaat met gebruiksgemak. Ten slotte hebben systemen van consumentenklasse niet de robuuste garanties die u krijgt bij een bedrijfssysteem, en bieden ze over het algemeen geen responsieve ondersteuning (meer over ondersteuning in #7). Zorg ervoor dat u het meeste waar voor uw investering krijgt en kies voor een systeem van commerciële kwaliteit.

#5 Veilig

AV-systemen voor Huddle Room en conferentieruimten zijn afhankelijk van connectiviteit met uw netwerk, dus moeten ze gemakkelijk kunnen worden geïntegreerd met uw bestaande beveiligingsinfrastructuur. Robuuste bescherming tegen interne en externe inbraak is verplicht voor elk systeem dat u overweegt.

#6 Ervaren ontwerp & installatie

Installatie lijkt misschien een vanzelfsprekendheid, maar ga er niet van uit dat de leverancier die u kiest uw systeem kan ontwerpen en installeren. Het is het beste te werken met een ervaren leverancier die het systeem dat hij heeft ontworpen en verkocht correct kan installeren – en dat in één keer goed kan doen.

Wanneer u een leverancier overweegt, vraag hem dan hoeveel soortgelijke systemen hij op jaarbasis ontwerpt en installeert. De ervaring van de dienstverlener is een belangrijke waardefactor die niet over het hoofd mag worden gezien.

#7 Responsieve Ondersteuning

Een responsieve ondersteuning is eveneens van essentieel belang, en is niet bij elke aanbieder vanzelfsprekend. Uw provider moet middelen voor probleemoplossing op afstand en flexibele ondersteuningsuren bieden voor het geval probleemoplossing het probleem niet oplost.

Een gekwalificeerde leverancier zal de juiste vragen stellen om inzicht te krijgen in uw prestatiebehoeften, ruimtevereisten en visie op een ideaal AV-systeem voor vergaderruimten. Maar als u het gesprek begint met het bespreken van de zeven basisprincipes die in dit artikel aan bod komen, zult u de perfecte opstelling vinden. Neem vandaag nog contact met ons op voor meer informatie of vragen over AV-systemen voor vergader- en ontmoetingsruimten van commerciële kwaliteit.